我们来一次性、清晰地说明 PO、PI、CI、PL 这四个常见的商业或技术文档类型的区别。它们通常出现在采购、项目管理和知识管理等领域。
"核心概念概览:"
"PO (Purchase Order - 采购订单):" 与"外部"供应商打交道，表示你"要买什么"。
"PI (Purchase Invoice - 采购发票):" 由"外部"供应商发出，表示他们"已提供/发送了什么"，并要求付款。
"CI (Contract Invoice - 合同发票) / 或 Confirmed Invoice (确认发票):" 由"内部"创建，用于记录"已完成的内部项目/服务"的成本或资源消耗，通常用于内部成本分摊或结算。
"PL (Purchase Ledger - 采购总账) / 或 Project Ledger (项目总账):" 是一个"会计记录"，用于"追踪和管理"所有与采购或特定项目相关的财务交易（包括 PO、发票、付款等）。
下面是更详细的解释和区别：
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"1. PO (Purchase Order - 采购订单)"
"谁创建?" 买方（公司/部门）。
"发给谁?" 卖方（供应商）。
"目的/内容:"
正式授权向特定供应商购买商品或服务。
详细列明所订购的商品/服务的"名称、
PO（Purchase Order - 采购订单）：由买家发给卖家，是明确采购内容的正式文件。老客户往往习惯直接发来 PO，确定采购意向。
PI（Proforma Invoice - 形式发票）：通常在订单细节谈妥、订单确认后，卖家发给客户用于催款。不过在报价阶段，部分客户也会要求供应商提供 PI。一般情况下，报价常用报价单（Quotation）。
CI（Commercial Invoice - 商业发票）：在出货前制作，是对所装货物全面说明的正式单据，做好后一般直接交给货代，用于报关、结算等环节。
PL（Packing List - 装箱单）：若由卖家货代处理样品小货，可能无需制作 PL 。但大货或者由客户货代负责运输时，需制作 PL 并提供给客户及其货代。虽然有些客户不强调要 PL ，但大货主动提供，能展现服务的专业性。